第十七条 建设工程投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的,建设单位应当组织设计、施工单位根据实际情况修改、补充和完善原建设工程档案;涉及结构和平面布置改变的,应当重新编制工程竣工档案,并在工程竣工验收后3个月内向城市建设档案馆或城市建设档案室报送。
第十八条 停建、缓建的建设工程,其档案暂由建设单位集中保管;建设单位被撤销的,建设工程的档案材料由城市建设档案馆或城市建设档案室接收、保管。
第十九条 在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位在办理建设工程规划许可证或者施工许可证手续时,舟山档案整理,应当与城市建设档案馆或城市建设档案室签订报送建设工程档案的承诺书,并按承诺书的要求报送建设工程档案。
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合理性原则
档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
稳定性原则
档号一经确定,会计档案整理,一般不应随意改变。
扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。
简单性原则
档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。
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需求分析与设备考察阶段:调查分析馆藏情况,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划,确定项目需求,根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在设备考察阶段我们特别注意这么几个问题:A、档案数字化设备配置计划的成套性。B、档案数字化设备的配套性,也就是文档扫描仪和数字照相机优缺点对比,通过不断的实践,干部人事档案整理,我们觉得数字照相机更加适应我们的工作。C、档案数字化项目硬件与软件的集成性。D、档案数字化方案与我馆需求的适应性。总之,考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程,因此我们从实际需要和长远打算出发,力求确保电脑、照相机、操作人员等设施人员数量的成龙配套,使其具有较强的支撑能力和扩展能力。
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