07]电话:您可以申请在展览期间租用电话线(国内长途DDD,和国际长途IDD),但要提前向主办单位提出,以免除不必要的加急费用。
08]物品保管:展览期间,大会组织者对展会提供安全保障,展览馆出入口设有保安,大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往,难免零乱,所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。 如果是特装修的展位,不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包,用于携带和临时存放小件物品、钱财等。
09]:包装箱的存放:展览开始之前,主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料,或者统一存放的仓库,这是为展位整洁的需要,同时也是防火安全的要求。通常,环保展台搭建,展览结束撤馆时,包装材料会退还或自行领走。
另外,布置过程中任何细节都要提前考虑到,比如如何挂画,是贴还是挂,如何贴,如何挂,如何保持平整,都是学问。哪怕一个胶带,一个钩子,一根绳子,一把剪刀都要准备好,否则在国内轻易能做好的事情,到了国外都可能会遇到你想象不到的困难。这些工具都必须提前准备好,并随货运一起前往目的地,减少随身携带的麻烦。所以,预先的设计,周全的准备工作,是顺利完成布展的重要前提。 其次,要选择合适的展具并重视展具租赁这个环节。
01]报展程序:选择某个展览后,与主办单位取得联系,对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。
填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后,您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者,这样您的展位便得到后的确定。
02]费用预算:参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、票火车长途车费、市内交通费、食费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时,还要加上总费用的10%,作为不可预见费用的支出。 03] 展台位置:展台的位置由主办者全盘规划,按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置,或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之,越早将参展申请表格递交给大会主办者,越容易得到好的位置。
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