智能档案密集柜安全保障
1. 档案用房及设施配备
(1) 档案库房、 阅览室、 办公室满足开展档案工作基本需求。
(2) 档案库房配备电子监控、 防盗报警器、 温湿度记录仪、灭火器、 空调机、 去湿机、 加湿器、 消毒灭菌机、 吸尘器、 符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备, 实现 “九防” 要求。
(3) 档案装具符合标准。
2. 库房安全管理
(1) 档案的出入库登记内容准确、 及时; 库房温湿度记录完整规范; 定期开展库房安全检查, 有库房安全检查记录和总结;发现问题应有整改措施且落实到位。
(2) 制作档案人员离岗交接清点台账, 办理档案交接手续,档案库房档案馆智慧感知平台方案,到同级档案行政管理部门备案; 定期开展档案清点工作, 并写出清点报告。
(3) 制定档案灾害应急处理预案, 并组织演练、 培训,档案馆智慧感知平台方案, 提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。
智能档案密集柜
1.使用智能密集架进行档案管理是采用的自动模式,档案上架时,档案室档案馆智慧感知平台方案,将档案任意放置智能密集架的空余位置处,智能密集架中的RFID天线板就会自动开启扫描模式,并将档案位置与档案信息绑定,反馈至系统中,该档案的信息系统可通过设置自动刷新,实时更新架体内档案位置与相关信息,即使无序上架档案也可以有序管理。
2.档案借阅时,通过RFID技术绑定用户的借阅卡信息。用户到馆员工作站刷借阅卡进行借阅,管理人员根据用户需求查询档案位置,系统会自动点亮档案在密集架中的具体位置,管理人员到相应位置取走档案,用户完成借阅手续即可取走档案。
3.档案归档时,用户在馆员工作站履行的归还手续,标签读写、刷借阅卡等程序完成档案的归还,管理人员通过系统扫描标签信息,查阅档案归还位置,根据系统及密集架指示灯提示等将档案放置正确的位置。
4.档案盘点时通过中央处理系统启动盘点程序,档案馆档案馆智慧感知平台方案,密集架的RFID天线板自动对架体内的档案位置及信息进行扫描读取,当发现异常或丢失情况会自动进行提示并报警。
智能档案密集柜的资源建设
1. 档案集中的统一管理, 门类齐全, 材料完整
(1) 机关综合档案室集中的统一管理本机关全部档案。
(2) 建立健全机关档案门类, 包括文书、 科技、 专门(会计、 人物、 ) 、 照片、 声像、 实物、 重大活动档案以及公开信息、 资料等, 门类齐全。
(3) 各门类档案材料收集规范、 真实有效、 齐全完整、 应归尽归。
2. 其他介质文件归档齐全
(1) 收集除纸质档案之外的光介质、 磁介质、 银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。
(2) 按照数据标准, 收集各门类档案的电子文件和数字副本文件, 包括机关网页信息、 公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。
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