档案数字化工作的实质是如实转换
档案数字化整理工作的实质就是如实转换,企业档案整理流程,无论是扫描、翻拍还是模拟转数字,企业档案整理,其中心就是将原始档案拷贝至另一种载体形态之上,并保证内容、信息结构不变,完整和安全,同时便于查找和利用。
档案数字化前期整理工作的规划及实施应以此为出发点。档案数字化前期整理工作主要包括三个部分:一是建库,二是实体整理,三是过程记录及整理。建库是数字化成果利用和发挥效用的基础,实体整理是保证质量的前提,企业档案整理软件,过程管理是维护档案安全与完整,明确责任的重要环节。
档案整理主要内容是什么
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计还有提供利用的活动,包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。
这几项的划分只是相对稳定,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次的小系统。
档案整理时应根据实际情况灵活针对性处理
在进行档案级整理时,通常根据档案管理的文件要求,分别按照产品型号、编号、项目、设备型号等分类对这几类档案进行整理,但在具体的整理工作中,常会遇到某一产品、某一设备、某一项目的资料不全,甚少的情况如仍按照上述要求进行分类,企业档案整理方案,会导致档案子类目数量不断增加,数量过多影响档案信息的查找和管理,反而人为地增加了档案管理的复杂性。
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