文书档案是按年度进行整理的,如果单位的档案好几年未进行规范化整理,那么首先要将各年度的文件材料分开归类,同一个年度的文件材料放在一起,整理的过程种注意以下几点:
(1)一般以文件形成日期为准;
(2)计划、总结、预决算、统计报表、表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度;
(3)跨年度形成的会议材料归闭幕年;
(4)几份文件作为一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
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在信息化条件下,智慧档案作为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。下面就让小编向您介绍一下智慧档案能给我们带来什么吧。
智慧档案在过程中需要注意的是,使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。
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智慧档案可以记录下公司发展过程中的真实面貌,延续企业的文化及历史;又能帮助业务部门以档案材料为依据,吸取过往经验及教训,做出合理决策。智慧档案的用处可远不止这一项,如果您也想了解的话,就跟随小编一起往下看看吧。
案卷必须是一组有机联系的项目文件;案卷内的归档文件保存价值和密级要一致;案卷力求整齐美观,便于保管和利用,卷厚度一般为2公分(约200页)为宜,是一事一卷,卷内一般不超过三个问题,案卷不搬不超过200页。
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