积存零散档案整理需要熟悉立档单位及档案历史和现状
积存零散文件的整理,河北科技档案整理,一般是从研究立档的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状,才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点,科技档案整理软件,才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果,应写成书面材料,通常称为“立档单位和全宗历史考证”,这个作为整理工作方案的一部分,科技档案整理方案,或作为单行材料。
整理积存档案的工作程序
整理积存档案文件特别是零散档案文件,在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时,必须科学地安排整理工作程序,它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存零散文件的工作程序大致如下: (1)区分全宗; (2)全宗内档案的分类(分类中补充区分全宗) : (3)初步立卷(立卷中补充分类),科技档案整理服务,拟写标题草稿: (4)案卷的初步排列: (5) 调整案卷,修改标题,系列排列案卷内的文件,确定案卷的日期。
档案整理的两大要素
①系统排列和编目
在正常条件下,档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务,主要是检查案卷质量,制订馆(室)内分类排列方案,进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工
②局部调整
对已接收但不完全符合整理要求的案卷,进行必要的部分加工整理;对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整
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